E-Rechnungspflicht: Was Handwerksbetriebe bis 2027 und 2028 umstellen müssen

Kurz gesagt: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Selbst verschicken müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und spätestens ab dem 1. Januar 2028 unabhängig vom Umsatz.

Für einen Betrieb mit 15 Mitarbeitenden ist die 800.000-Euro-Grenze schnell erreicht. Das heißt: Für viele Handwerksbetriebe beginnt die Versandpflicht zum kommenden Jahreswechsel, und maßgeblich ist der Umsatz des laufenden Jahres 2026.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Das ist das häufigste Missverständnis. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im Sinne des Gesetzes eine „sonstige Rechnung” – elektronisch verschickt, aber keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie lässt sich ohne passendes Programm kaum lesen, ist aber maschinell eindeutig auswertbar. ZUGFeRD ist ein Mischformat: eine PDF-Datei, in der die strukturierten Daten eingebettet sind. Für Menschen sieht es aus wie eine normale Rechnung, für die Buchhaltungssoftware ist es ein Datensatz. Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD meist der angenehmere Weg, weil Ihre Kundschaft weiterhin etwas Lesbares bekommt.

Welche Frist für wen gilt

Seit 1. Januar 2025 – Empfang, für alle. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Es gibt dafür keine Übergangsfrist und keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach – mehr ist formal nicht verlangt.

Ab 1. Januar 2027 – Versand für größere Betriebe. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen stellen. Wichtig: Gemeint ist der Gesamtumsatz, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden und nicht nur der inländische.

Ab 1. Januar 2028 – Versand für alle. Dann entfällt die Umsatzgrenze.

Wer nicht betroffen ist

Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Ein Dachdecker, der überwiegend für Privathaushalte arbeitet, ist beim Versand kaum betroffen – beim Empfang von Lieferantenrechnungen dagegen schon.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Die dürfen weiter als Papier- oder PDF-Rechnung gestellt werden.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie sind dauerhaft vom Ausstellenbefreit – das ist keine Übergangsfrist, sondern eine feste Ausnahme. Empfangen müssen aber auch sie.

Was technisch wirklich nötig ist

Hier wird oft zu groß gedacht. Für den Empfang braucht es kein System für mehrere tausend Euro. Nötig sind drei Dinge, und zwei davon haben die meisten Betriebe schon.

Eine feste Rechnungsadresse. Ein Postfach wie rechnung@ihrbetrieb.de, das nicht auf einen einzelnen Mitarbeiter läuft. Wenn Eingangsrechnungen im privaten Postfach des Chefs landen, ist das spätestens bei Urlaub oder Krankheit ein Problem – und bei einem Ausscheiden ein größeres.

Etwas, das XML lesen kann. Jede gängige Handwerker- oder Buchhaltungssoftware kann das inzwischen, ebenso Ihr Lohn- oder Steuerbüro. Fragen Sie dort zuerst nach, bevor Sie etwas Neues kaufen – in vielen Fällen ist die Funktion bereits enthalten und nur nicht eingeschaltet.

Eine geordnete Ablage. Die strukturierte Datei selbst muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht, und ein Screenshot erst recht nicht. Wie lange genau aufbewahrt werden muss, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater – die Fristen wurden zuletzt geändert und die Angaben dazu gehen auseinander.

Der Punkt, den Betriebe unterschätzen

Die Empfangspflicht gilt seit fast zwei Jahren, und viele Betriebe erfüllen sie faktisch nicht sauber: Eingangsrechnungen landen in privaten Postfächern, werden ausgedruckt, abgeheftet und die Originaldatei verschwindet. Das fällt erst bei einer Prüfung auf.

Wer das jetzt in Ordnung bringt, erledigt die Vorbereitung auf 2027 gleich mit – denn eine funktionierende Rechnungsadresse, eine saubere Ablage und ein Programm, das die Formate beherrscht, braucht man für beide Richtungen.

Was wir dazu beitragen

Die steuerliche Seite gehört zu Ihrem Steuerberater – dieser Beitrag ist eine Einordnung, keine Steuerberatung. Unser Teil ist die technische Grundlage: eine feste Rechnungsadresse auf Ihrer eigenen Domain, Postfächer, die nicht an Personen hängen, und eine strukturierte Ablage in Microsoft 365, auf die auch bei Urlaub und Krankheit jemand zugreifen kann.

Mehr dazu auf unseren Seiten zu E-Mail-Optimierung und Microsoft 365 & Azure. Wie eine eigene Rechnungsadresse eingerichtet wird und worauf es dabei ankommt, steht im Beitrag Firmen-E-Mail-Adresse einrichten.