Firmen-E-Mail-Adresse einrichten: Was kleine Betriebe vorher wissen sollten

Kurz gesagt: Eine E-Mail-Adresse auf der eigenen Domain kostet wenige Euro im Monat und ist in einer Stunde eingerichtet. Entscheidend sind aber drei DNS-Einträge, die fast überall fehlen – und ohne die Ihre Angebote im Spam-Ordner landen und Fremde in Ihrem Namen Rechnungen verschicken können.

Warum ein GMX- oder T-Online-Postfach im Betrieb ein Problem ist

Viele Betriebe arbeiten jahrelang mit einer privaten Adresse weiter, weil es funktioniert. Drei Gründe sprechen dagegen, und keiner davon ist Eitelkeit.

Die Adresse gehört Ihnen nicht. Scheidet der Mitarbeiter aus, auf dessen Namen das Postfach läuft, ist der gesamte Schriftverkehr weg – inklusive Angeboten, Terminen und Gewährleistungsfällen. Bei einer Adresse auf Ihrer Domain legen Sie sie einfach still und leiten sie weiter.

Sie wirkt im Vergleich schwächer. Wer bei drei Betrieben anfragt und von einem eine Antwort mit Firmendomain bekommt, von den anderen aus privaten Postfächern, zieht daraus Schlüsse – zu Recht oder nicht.

Sie lässt sich nicht absichern. Die unten beschriebenen Schutzmechanismen funktionieren nur auf einer eigenen Domain. Bei einem Freemail-Postfach haben Sie diese Möglichkeit nicht.

Was es kostet

Die Domain selbst liegt bei wenigen Euro im Jahr. Für die Postfächer gibt es im Wesentlichen zwei Wege: ein einfaches Mailpaket beim Hoster für ein bis drei Euro pro Postfach und Monat, oder Microsoft 365, bei dem neben der E-Mail auch Dateiablage, Teams und die Office-Programme enthalten sind.

Die einmalige Einrichtung von Domain und geschäftlichen Adressen liegt bei uns zwischen 79 € und 149 €; die Einrichtung auf den Endgeräten wird pro Gerät berechnet, weil der Aufwand daran hängt und nicht an der Zahl der Mitarbeitenden.

Die drei Einträge, über die niemand spricht

Hier scheitern die meisten Einrichtungen – nicht am Postfach, sondern an der Absicherung. Es geht um drei öffentliche Einträge im DNS Ihrer Domain.

SPF legt fest, welche Server in Ihrem Namen E-Mails verschicken dürfen. Fehlt er, kann jeder eine Mail mit Ihrer Firmenadresse als Absender verschicken – zum Beispiel eine Rechnung an Ihre Kundschaft mit fremder Bankverbindung.

DKIM versieht Ihre Mails mit einer digitalen Signatur, an der Empfänger erkennen, dass die Nachricht echt und unverändert ist. Ohne Signatur sinkt die Zustellwahrscheinlichkeit messbar: Ihre Angebote landen häufiger im Spam-Ordner, und Sie erfahren nie davon.

DMARC sagt den Empfängern, was mit gefälschten Mails in Ihrem Namen passieren soll, und liefert Ihnen Berichte über Missbrauchsversuche.

Der häufigste Zustand in der Praxis

Besonders tückisch ist ein DMARC-Eintrag mit der Einstellung „beobachten”. Von außen sieht die Einrichtung vollständig aus, tatsächlich wird aber nichts blockiert: Gefälschte Mails in Ihrem Namen werden weiterhin ganz normal zugestellt. Noch unauffälliger ist eine begonnene, nie fertiggestellte DKIM-Einrichtung – der Verweis steht, der Schlüssel dahinter existiert nicht, und niemand prüft das jemals nach.

Wer Microsoft 365 nutzt, hat DKIM übrigens bereits bezahlt. Es ist im Paket enthalten und muss im Admin-Center nur aktiviert werden – in sehr vielen Betrieben ist das nie geschehen.

Warum man DMARC nicht sofort scharf stellt

Wer direkt auf die strengste Stufe springt, riskiert, dass legitime Mails lautlos verschwinden – vom Lohnbüro, aus der Handwerkersoftware, vom Scanner im Büro. Der saubere Weg führt über zwei bis vier Wochen Beobachtung: erst Berichte sammeln, alle berechtigten Absender erfassen, dann schrittweise verschärfen. Dieser Zwischenschritt ist der Grund, warum eine ordentliche Einrichtung nicht an einem Nachmittag erledigt ist.

Wie Sie Ihren eigenen Stand prüfen

Alle drei Einträge sind öffentlich abrufbar – jeder kann sie für jede Domain nachsehen, auch Ihre Mitbewerber. Mit unserem kostenlosen E-Mail-Sicherheits-Check sehen Sie in wenigen Sekunden, wie Ihre Domain dasteht. Geprüft werden ausschließlich öffentliche DNS-Einträge, es gibt keinen Zugriff auf Ihr Postfach.

Mehr zur Einrichtung finden Sie auf unseren Seiten zu E-Mail-Optimierung und Microsoft 365.